PRACTICAL STEPS FOR RESPONDING TO THE CORONAVIRUS CRISIS

CÁC BƯỚC THỰC TẾ ĐỂ ỨNG PHÓ VỚI CUỘC KHỦNG HOẢNG CORONAVIRUS

 (Tư liệu từ trang PCW, hình ảnh từ GG - Nhân một ngày làm đề tài nên biên dịch lại, bài rất dài nhưng khá hay ạ)

The coronavirus (covid-19) outbreak is causing widespread concern and economic hardship for consumers, businesses and communities across the globe. We’ve prepared some general guidance on covid-19: what business leaders should know, covering the key areas of crisis management and response, workforce, operations and supply chain, financial reporting, tax and trade, and strategy and brand. 

Sự bùng phát của coronavirus (covid-19) đang gây ra mối lo ngại rộng rãi và khó khăn về kinh tế cho người tiêu dùng, doanh nghiệp và cộng đồng trên toàn cầu. Chúng tôi đã chuẩn bị một số hướng dẫn chung về covid-19: những điều mà các nhà lãnh đạo doanh nghiệp  nên biết, bao gồm các lĩnh vực chính về quản lý và ứng phó với khủng hoảng, lực lượng lao động, hoạt động và chuỗi cung ứng, báo cáo tài chính, thuế và thương mại, chiến lược và thương hiệu.

Most companies already have business continuity plans, but those may not fully address the fast-moving and unknown variables of a pandemic like covid-19. Typical contingency plans are intended to confirm operational effectiveness following events like natural disasters, cyber incidents and power outages, among others. They don’t generally take into account the widespread quarantines, extended school closures and added travel restrictions that may occur in the case of a global health emergency.

Hầu hết các công ty đều đã có kế hoạch kinh doanh liên tục, nhưng những kế hoạch đó có thể không giải quyết được đầy đủ các biến chuyển động nhanh và chưa biết của đại dịch như covid-19. Các kế hoạch dự phòng điển hình nhằm xác nhận hiệu quả hoạt động sau các sự kiện như thiên tai, sự cố mạng và mất điện, trong số những sự kiện khác. Họ thường không tính đến việc cách ly rộng rãi, trường học đóng cửa kéo dài và các hạn chế đi lại bổ sung có thể xảy ra trong trường hợp khẩn cấp về sức khỏe toàn cầu.

WHAT MAKES THE MEDIA INDUSTRY DIFFERENT

Here is our take on some issues that companies in your industry may face:

ĐIỀU GÌ LÀM CHO NGÀNH TRUYỀN THÔNG KHÁC BIỆT
Dưới đây là quan điểm của chúng tôi về một số vấn đề mà các công ty trong lĩnh vực của bạn có thể gặp phải:

CRISIS MANAGEMENT AND RESPONSE

Issues that the media industry might face:

• Social distancing guidelines drive cancellations of live events nationwide at stadiums, arenas, theaters, resorts, theme parks and other venues, resulting in lost revenues from ticket sales, merchandising, advertising, promotions.

• The cancellations affect not just the main performers or teams, but also stadium workers, businesses in close proximity and the community at large in terms of economic impact.

QUẢN LÝ VÀ ỨNG PHÓ VỚI KHỦNG HOẢNG
Các vấn đề mà ngành truyền thông có thể gặp phải:
Các nguyên tắc về cách ly xã hội dẫn đến việc hủy các sự kiện trực tiếp trên toàn quốc tại các sân vận động, đấu trường, nhà hát, khu nghỉ dưỡng, công viên giải trí và các địa điểm khác, dẫn đến mất doanh thu từ việc bán vé, buôn bán, quảng cáo, khuyến mại.
Việc hủy bỏ không chỉ ảnh hưởng đến các nghệ sĩ biểu diễn chính hoặc cácekip mà còn ảnh hưởng đến công nhân sân vận động, các doanh nghiệp có liên quan và cộng đồng nói chung về tác động kinh tế.

Steps to consider:

- Allocate resources based on scenario planning.

- Communicate clearly and transparently with each group of stakeholders — fans, employees, media, vendors, sponsors. — after determining their priorities.

- Explore alternative ways to connect with stakeholders, such as virtual concerts or live events broadcast online. Connect players and sports fans via social media. 

- Monitor public sentiment across key markets and demographics. 

- Where possible, follow social distancing guidelines while staying open for business. 

- Determine what types of events are covered by insurance — and the type of coverage — in the current situation. Understand critical variables driving insurance coverage and potential recoverability for cancelled events. Identify opportunities to minimize financial exposure and maximize recovery. 

- Stay informed throughout the claim recovery process. Prepare to negotiate and reach settlements on claims or contract disputes.

 Các bước cần xem xét:
- Phân bổ nguồn lực dựa trên kế hoạch kịch bản.
-  Giao tiếp rõ ràng và minh bạch với từng đội/nhó/ bên liên quan - người hâm mộ, nhân viên, phương tiện truyền thông, nhà cung cấp, nhà tài trợ. - sau khi xác định các vấn đề ưu tiên của họ.
-  Khám phá các cách khác để kết nối với các bên liên quan, chẳng hạn như buổi hòa nhạc ảo hoặc sự kiện trực tiếp được phát trực tuyến. Kết nối người chơi và người hâm mộ thể thao qua mạng xã hội.
-  Theo dõi tình cảm của công chúng trên các thị trường và nhân khẩu học chính.
-  Nếu có thể, hãy tuân theo các nguyên tắc về cách xa xã hội trong khi vẫn sẵn sàng kinh doanh.
-  Xác định các loại sự kiện được bảo hiểm - và loại bảo hiểm - trong tình huống hiện tại. Hiểu các biến số quan trọng thúc đẩy phạm vi bảo hiểm và khả năng phục hồi tiềm năng cho các sự kiện bị hủy. Xác định các cơ hội để giảm thiểu rủi ro tài chính và tối đa hóa khả năng thu hồi.
-  Luôn được thông báo trong suốt quá trình khôi phục yêu cầu. Chuẩn bị thương lượng và đạt được các giải quyết về các khiếu nại hoặc tranh chấp hợp đồng.

WORKFORCE

Issues that the media industry might face:

• Social distancing guidelines trigger office closings, requiring more employees to work remotely. This may increase cybersecurity risks. 

• Compensation and benefits may not be adequate in the wake of the crisis. 

Steps to consider:

- Triage workforce needs to determine which employees can work remotely without compromising productivity.

- Looking ahead, plan for operating models that support remote workers as a result of this large-scale shift to remote work.

- Prioritize cybersafe remote technology capabilities to transition workers to remote work.

- Maintain productivity by providing supporting tools for virtual communication, collaboration and documentation for remote workers.

- Confirm the safety of employees who may need to continue working on- site by continually updating and communicating risk-mitigation. Guidelines.

- Explore compensation options for employees who are unable to work because of illness or closures.

- Review hr policies to confirm they are appropriate in the current environment.

VỀ LỰC LƯỢNG LAO ĐỘNG
Các vấn đề mà ngành truyền thông có thể gặp phải:
 Các nguyên tắc về cách xa xã hội dẫn đến việc đóng cửa văn phòng, yêu cầu nhiều nhân viên làm việc từ xa. Điều này có thể làm tăng rủi ro an ninh mạng.
 
Các khoản bồi thường và phúc lợi có thể không tương xứng sau khủng hoảng.
Các bước cần xem xét:
 
-  Lực lượng lao động phân đoạn cần xác định nhân viên nào có thể làm việc từ xa mà không ảnh hưởng đến năng suất.
-  Sắp tới, hãy lập kế hoạch cho các mô hình hoạt động hỗ trợ người làm việc từ xa do kết quả của việc chuyển đổi quy mô lớn sang làm việc từ xa.
-  Ưu tiên khả năng công nghệ từ xa an toàn không gian mạng để chuyển đổi công nhân sang làm việc từ xa.
-  Duy trì năng suất bằng cách cung cấp các công cụ hỗ trợ cho giao tiếp ảo, cộng tác và tài liệu cho nhân viên từ xa.
-  Xác nhận sự an toàn của những nhân viên có thể cần tiếp tục làm việc tại chỗ bằng cách liên tục cập nhật và thông báo về việc giảm thiểu rủi ro. Hướng dẫn.
-  Tìm hiểu các lựa chọn bồi thường cho những nhân viên không thể làm việc vì bệnh tật hoặc đóng cửa.
-  Xem xét các chính sách nhân sự để xác nhận chúng phù hợp trong môi trường hiện tại.

 

OPERATIONS AND SUPPLY CHAIN

Issues that the media industry might face:

Suspension of movie and television production causes delays in release dates upfronts go digital, an untested format that could negatively impact ad sales.

Social distancing generates a boost in digital media — video and music streaming and downloads, as well as online publications.

Steps to consider:

- Limit the financial impact of the disruption by activating a crisis response plan.

- Consider ott (over-the-top) releases versus windowing.

- Plan ahead to help meet potential resurgent demand, post-crisis.

- Serve up digital content in discoverable formats.

VỀ HOẠT ĐỘNG VÀ CHUỖI CUNG ỨNG
Các vấn đề mà ngành truyền thông có thể gặp phải:
 
Việc đình chỉ sản xuất phim và truyền hình gây ra sự chậm trễ trong ngày phát hành.
Các phần đối đầu trở thành kỹ thuật số, một định dạng chưa được thử nghiệm có thể tác động tiêu cực đến doanh số bán quảng cáo.
Sự xa rời xã hội tạo ra sự thúc đẩy trong phương tiện kỹ thuật số - truyền tải và tải xuống video và nhạc, cũng như các ấn phẩm trực tuyến.
Các bước cần xem xét:
-  Hạn chế tác động tài chính của sự gián đoạn bằng cách kích hoạt kế hoạch ứng phó với khủng hoảng.
-  Cân nhắc các bản phát hành ott (over-the-top) so với việc mở cửa sổ.
-  Lập kế hoạch trước để giúp đáp ứng nhu cầu tiềm năng đang trỗi dậy sau khủng hoảng.
-  Cung cấp nội dung kỹ thuật số ở các định dạng có thể khám phá.

FINANCIAL REPORTING

Issues that the media industry might face:

Operational, workforce and supply chain disruptions could trigger financial reporting implications in current and future reporting periods. Public companies may face increasing pressure to disclose revised guidance related to covid-19’s impact.

Steps to consider:

- Evaluate financial reporting requirements and audit impact.

- Revisit key assumptions in financial projections. Model scenarios with both aggressive and conservative timelines to be ready to act when the recovery gets under way.

- Communicate current and potential future impacts to shareholders.

VỀ BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Các vấn đề mà ngành truyền thông có thể gặp phải:
Sự gián đoạn hoạt động, lực lượng lao động và chuỗi cung ứng có thể gây ra các tác động đến báo cáo tài chính trong các kỳ báo cáo hiện tại và tương lai.
Các công ty đại chúng có thể phải đối mặt với áp lực ngày càng tăng trong việc tiết lộ hướng dẫn sửa đổi liên quan đến tác động của covid-19.
Các bước cần xem xét:
-  Đánh giá các yêu cầu về báo cáo tài chính và tác động của cuộc kiểm toán.
-  Xem xét lại các giả định chính trong các dự báo tài chính. Mô hình hóa các kịch bản với cả mốc thời gian tích cực và thận trọng để sẵn sàng hành động khi quá trình phục hồi diễn ra.
-  Truyền đạt các tác động hiện tại và tiềm năng trong tương lai cho các cổ đông.

TAX AND TRADE

Issues that the media industry might face:

New state and local tax implications arise for employees who are now working remotely as a result of the crisis.

Tax compliance operations could lag as newly remote employees lack timely access to information.

In the short term, changes to income statements — such as short-term losses — may affect forecasts.

Steps to consider:

- Craft a contingency plan to help meet tax compliance obligations on time.

- Pressure-test tech-enabled functionality to understand timely access to required information.

- Conduct additional modelling to assess how changes to income statements may affect forecasts.

VỀ THUẾ VÀ THƯƠNG MẠI
Các vấn đề mà ngành truyền thông có thể gặp phải:
 Các tác động mới về thuế của tiểu bang và địa phương phát sinh đối với nhân viên hiện đang làm việc từ xa do hậu quả của cuộc khủng hoảng.
 Các hoạt động tuân thủ thuế có thể bị chậm lại do các nhân viên mới từ xa thiếu truy cập thông tin kịp thời.
 Trong ngắn hạn, những thay đổi đối với báo cáo thu nhập - chẳng hạn như lỗ ngắn hạn - có thể ảnh hưởng đến dự báo.
 Các bước cần xem xét:
-  Lập kế hoạch dự phòng để giúp đáp ứng các nghĩa vụ tuân thủ thuế đúng hạn.
-  Chức năng hỗ trợ công nghệ kiểm tra áp suất để hiểu khả năng truy cập kịp thời vào thông tin cần thiết.
-  Tiến hành mô hình bổ sung để đánh giá những thay đổi đối với báo cáo thu nhập có thể ảnh hưởng đến dự báo như thế nào.

STRATEGY AND BRAND

Issues that the media industry might face:

A sudden or prolonged economic downturn will likely lead to companies to consider significant budget cuts to eliminate discretionary spending.

Remote work, online education and social distancing will create demand for products and services delivered by this industry.

The crisis underscores the need for flexible, resilient business models, including increased focus on cash-flow forecasting and impacts with supply chain and commercial channel partners.

Company valuations may become more attractive for acquisitions by cash-rich companies that have been sitting on the sidelines with targets in mind.

Steps to consider:

- Scan for m&a opportunities to help shore up resilience.

- Reevaluate cost structure.

- Assess which organizational levers to pull in preparation for an economic downturn, which would likely increase demand for this industry’s products and services.

- Bolster enterprise risk management efforts.

VỀ CHIẾN LƯỢC VÀ THƯƠNG HIỆU
Các vấn đề mà ngành truyền thông có thể gặp phải:
 Suy thoái kinh tế đột ngột hoặc kéo dài có thể sẽ dẫn đến việc các công ty phải xem xét cắt giảm ngân sách đáng kể để loại bỏ chi tiêu tùy ý.
 Làm việc từ xa, giáo dục trực tuyến và cách xa xã hội sẽ tạo ra nhu cầu về các sản phẩm và dịch vụ được cung cấp bởi ngành này.
 Cuộc khủng hoảng nhấn mạnh sự cần thiết của các mô hình kinh doanh linh hoạt, có khả năng phục hồi, bao gồm tăng cường tập trung vào dự báo dòng tiền và tác động với các đối tác chuỗi cung ứng và kênh thương mại.
 Việc định giá công ty có thể trở nên hấp dẫn hơn đối với các thương vụ mua lại của các công ty giàu tiền mặt, những người đã và đang ngồi bên lề với các mục tiêu trong đầu
Các bước cần xem xét:
-  Tìm kiếm các cơ hội m&a để tăng cường khả năng phục hồi.
-  Đánh giá lại cơ cấu chi phí.
-  Đánh giá những đòn bẩy tổ chức nào cần kéo để chuẩn bị cho suy thoái kinh tế, điều này có thể sẽ làm tăng nhu cầu đối với các sản phẩm và dịch vụ của ngành này.
-  Tăng cường các nỗ lực quản lý rủi ro doanh nghiệp.

CUSTOMERS

Issues that the media industry might face:

Fan energy lags, as postponed events don’t generate the same interest they originally did.

The crisis could fundamentally change how some sports are viewed, becoming “studio” events with empty venues.

Some sports segments that are currently stalled due to covid-19 — such as sports gambling — could see an emergence of new interest after the crisis.

Steps to consider:

- Seek opportunities to emerge as a positive difference-maker with fans and in communities by forging connections and underscoring your values and purpose to build your brand.

- Monitor fan sentiment closely to be prepared for the recovery.

- Deploy virtual and augmented reality options to help bring events into fans’ homes.

VỀ KHÁCH HÀNG
Các vấn đề mà ngành truyền thông có thể gặp phải:
 Năng lượng của người hâm mộ bị chậm lại, vì các sự kiện bị hoãn không tạo ra sự quan tâm như ban đầu.
 Cuộc khủng hoảng về cơ bản có thể thay đổi cách xem một số môn thể thao, trở thành những sự kiện “trường quay” với các địa điểm trống.
 Một số phân khúc thể thao hiện đang bị đình trệ do covid-19 - chẳng hạn như cờ bạc trong thể thao - có thể thấy sự xuất hiện của mối quan tâm mới sau cuộc khủng hoảng.
 Các bước cần xem xét:
-  Tìm kiếm cơ hội để nổi lên như một người tạo ra sự khác biệt tích cực với người hâm mộ và trong cộng đồng bằng cách tạo kết nối và nhấn mạnh các giá trị và mục đích xây dựng thương hiệu của bạn.
-  Theo dõi tình cảm của người hâm mộ chặt chẽ để chuẩn bị cho sự hồi phục.
-  Triển khai các tùy chọn thực tế ảo và thực tế tăng cường để giúp đưa các sự kiện vào nhà của người hâm mộ.

THE WAY FORWARD

While the media industry may be among the hardest hit by the covid-19 crisis, it is also the one humanity is relying on for crucial up-to-the-minute information — and as a way to counter the isolation caused by social distancing.

As past crises have proven, the media industry has shown the ability to rally, buoyed by resurgent demand during the recovery.

Ultimately, consumers want to stay informed. They want to be entertained. And the media industry — encompassing the ecosystem of b2b and b2c companies — continues to find novel, engaging ways to help deliver on the promise of keeping customers informed and entertained.

CON ĐƯỜNG PHÍA TRƯỚC
Mặc dù ngành truyền thông có thể bị ảnh hưởng nặng nề nhất bởi cuộc khủng hoảng covid-19, nhưng đây cũng là ngành mà nhân loại đang dựa vào để có được thông tin quan trọng cập nhật - và như một cách để chống lại sự cô lập do xã hội xa cách.
 Như các cuộc khủng hoảng trong quá khứ đã chứng minh, ngành công nghiệp truyền thông đã cho thấy khả năng phục hồi, được thúc đẩy bởi nhu cầu hồi sinh trong quá trình phục hồi.
 Cuối cùng, người tiêu dùng muốn được thông báo. Họ muốn được giải trí. Và ngành công nghiệp truyền thông - bao gồm hệ sinh thái của các công ty B2B và B2C - tiếp tục tìm ra những cách mới lạ, hấp dẫn để giúp cung cấp lời hứa giữ cho khách hàng được thông báo và giải trí.

HERE ARE SOME QUESTIONS BOARDS CAN ASK MANAGEMENT ABOUT HOW THEY NAVIGATED THEIR RESPONSE TO THE PANDEMIC:

Right crisis team:

- Did we have the right executives on the crisis team?

- Did we have the right internal subject matter experts and did we leverage the right outside experts?

- Is the team sustainable in the event of a long-term crisis?

Useful plan: 

- Did we have an enterprise-wide crisis response or continuity plan?

- Did we use it?

- Was it effective?

Clear accountability:

- Was it clear who had decision-making authority?

- Did it take too long to make decisions?

- Were there any bottlenecks in the process?

Effective and timely communications: 

- Were our communications to key stakeholders on point?

- Were they timely and was the frequency right?

- Could we have been bolder?

Stakeholder focus:

-  Did we consider all of our stakeholders?

- Did we address their key concerns?

- Were there a lot of unanswered questions?

Response to feedback: 

- Were we agile enough to respond to feedback from our stakeholders?

- From the market?

- Did we understand what our competitors were doing and were we able to react or respond quickly, if appropriate?

Useful technology and data: 

- Did we have the right tools to assist in our crisis response?

- Did we have the data we needed to make critical decisions in a timely manner?

- Is there a technology solution that we should have employed that would have made things easier to track crisis activities and provide relevant data and dashboards?

DƯỚI ĐÂY LÀ MỘT SỐ CÂU HỎI MÀ BAN QUẢN LÝ CÓ THỂ HỎI BAN QUẢN LÝ VỀ CÁCH HỌ ĐIỀU HƯỚNG PHẢN ỨNG CỦA MÌNH ĐỐI VỚI ĐẠI DỊCH:

Nhóm khủng hoảng phù hợp: 
-  Chúng ta đã có những giám đốc điều hành phù hợp trong nhóm xử lý khủng hoảng chưa? 
-  Chúng ta đã có các chuyên gia về vấn đề nội bộ phù hợp và chúng ta có tận dụng các chuyên gia bên ngoài phù hợp không?
-  Nhóm có bền vững trong trường hợp xảy ra khủng hoảng dài hạn không?
Kế hoạch hữu ích:
-  Chúng tôi đã có kế hoạch ứng phó khủng hoảng toàn doanh nghiệp hay kế hoạch liên tục?
-  Chúng tôi đã sử dụng nó? 
-  Nó có hiệu quả không?
Trách nhiệm giải trình rõ ràng:
-  Đã rõ ai có thẩm quyền ra quyết định chưa? 
-  Có mất quá nhiều thời gian để đưa ra quyết định không? 
-  Có tắc nghẽn nào trong quá trình này không?
Thông tin liên lạc hiệu quả và kịp thời: 
-  Thông tin liên lạc của chúng tôi đến các bên liên quan chính có đúng điểm không?
-  Chúng có đúng lúc không và có đúng tần số không? 
-  Chúng ta có thể táo bạo hơn không?
Trọng tâm của các bên liên quan: 
-  Chúng ta đã xem xét tất cả các bên liên quan của mình chưa?
-  Chúng tôi đã giải quyết các mối quan tâm chính của họ?
-  Có rất nhiều câu hỏi chưa được trả lời?
Phản hồi cho phản hồi:
-  Chúng ta có đủ nhanh nhẹn để trả lời phản hồi từ các bên liên quan không?
-  Từ thị trường?
-  Chúng ta đã hiểu đối thủ cạnh tranh của mình đang làm gì và chúng ta có thể phản ứng hoặc phản ứng nhanh chóng, nếu thích hợp không?
Công nghệ và dữ liệu hữu ích:

-Chúng ta đã có các công cụ phù hợp để hỗ trợ đối phó với khủng hoảng của mình chưa?
-  Chúng ta có dữ liệu cần thiết để đưa ra các quyết định quan trọng kịp thời không? 
-  Có giải pháp công nghệ nào mà chúng ta nên sử dụng để giúp mọi thứ dễ dàng hơn trong việc theo dõi các hoạt động khủng hoảng và cung cấp dữ liệu và bảng điều khiển có liên quan không?